Dalam Tata Pemerintahan khususnya, Fungsi Pengawasan merupakan Salahsatu dari fungsi manajemen. Didalamnya terkandung pertanyaan apakah Entitas telah melaksanakan kegiatan dengan baik, apakah sesuai dengan tugas dan fungsinya dengan mempergunakan Sumber Daya yang ada secara hemat, efektif dan efisien (?).

Menurut narasumber dalam workshop yang diadakan Dinas Bangunan dan Tata Ruang (DBTR) dari Inspektur Badan Satu (Irban I) Inspektorat Kota Tangsel S. Maringan dan Pengawas Pemerintah Muda N. Mohamad Rajab menjelaskan, paradigma pengawasan dilakukan dalam dimensi Pendekatan; Proses; dan Sikap.

Dalam hal pengawasan, paradigma lama cenderung 'Watch Dog' merupakan pendekatan birokrasi yang berorientasi menghukum; bersifat instruktif; kurang memberikan solusi, kurang memberikan kesempatan kepada obyek pemeriksaan untuk memberikan penjelasan. Sedangkan, paradigma baru itu lebih cenderung bagaimana meningkatkan nilai tambah bagi organisasi.

Dalam paradigma lama, peran Internal Auditor sebagai 'Watch Dog' telah berlangsung lama sekitar tahun 1940-an, sedangkan peran sebagai konsultan baru muncul sekitar tahun 1970-an. Adapun peran internal auditor sebagai Catalist baru berkembang sekitar tahun 1990-an.

Peran 'Watch Dog' meliputi aktivitas Inspeksi, observasi, perhitungan, cek & ricek yang bertujuan untuk memastikan ketaatan / kepatuhan terhadap ketentuan, peraturan atau kebijakan yang telah ditetapkan. Audit yang dilakukan adalah compliance audit dan apabila terdapat penyimpangan dapat dilakukan koreksi terhadap sistem pengendalian manajemen.

Peran 'Watch Dog' biasanya menghasilkan saran / rekomendasi yang mempunyai impact jangka pendek, misalnya perbaikan sistem & prosedur atau internal control. Peran internal auditor sebagai konsultan diharapkan dapat memberikan manfaat berupa nasehat (advice) dalam pengelolaan sumber daya (resources) organisasi, sehingga dapat membantu tugas para 'manajer' operasional.

Audit yang dilakukan adalah operasional audit / performance audit, yaitu meyakinkan bahwa organisasi telah memanfaatkan sumber daya organisasi secara ekonomis, efisien dan efektif (3E), sehingga dapat dinilai apakah manajemen telah menjalankan aktivitas organisasi yang mengarah pada tujuannya.

Rekomendasi yang dibuat oleh auditor biasanya bersifat jangka menengah. Peran internal auditor sebagai katalis berkaitan dengan quality assurance, sehingga internal auditor diharapkan dapat membimbing manajemen dalam mengenali risiko-risiko yang mengancam pencapaian tujuan organisasi.

Quality assurancem bertujuan untuk meyakinkan bahwa proses yang dijalankan telah menghasilkan produk / jasa yang dapat memenuhi kebutuhan customer/masyarakat. Dalam peran katalis, internal auditor bertindak sebagai fasilitator dan agent of change. Impact dari peran katalis bersifat jangka panjang, karena fokus katalis adalah nilai jangka panjang (longterm values) dari organisasi, terutama berkaitan dengan tujuan organisasi yang dapat memenuhi kepuasan masyarakat / pelanggan (customer satisfaction) dan Pemerintah.

Paradigma lama juga mempunyai pendekatan detektif, yaitu mendeteksi adanya suatu masalah atau kesalahan setelah masalah/kesalahan/fraud itu terjadi. Sedangkan paradigma baru berusaha mencegah (preventif) masalah atau kesalahan sebelum masalah / kesalahan/ fraud itu terjadi.

Auditor dengan pola pikir paradigma lama akan selalu berusaha mencari-cari kesalahan, karena dalam mindset nya sudah tertanam rasa bersalah jika tidak menemukan kesalahan auditi. Hal ini, akan mengakibatkan rasa takut di hati auditi, terkadang timbul juga rasa tidak suka, bahkan menganggap auditor itu hanya pengganggu saja, tidak ada pun organisasi tetap jalan.

Namun, auditor dengan pola pikir paradigma baru akan bersikap sebagai mitra bagi auditi bahkan sebagai konsultan jika memungkinkan. Auditi akan merasa lebih dihargai jika diposisikan sebagai mitra bagi auditor intern dalam mencapai tujuan, karena tujuan mereka juga sama seperti auditor yaitu mewujudkan tercapainya tujuan organisasi. Apalagi jika auditor internal sudah bisa bertindak sebagai konsultan bagi auditi. Maka bukan hanya merasa lebih dihargai, auditi punakan merasa sangat membutuhkan bantuan kita.

Jenis-jenis Pengawasan.

Dalam Tata Pemerintahan, pola pengawasan meliputi Pengawasan Fungsional, Pengawasan Masyarakat, dan Pengawasan Legislatif. Pengawasan Fungsional yakni Pengawasan Eksternal dengan Subyek Pengawasan adalah pihak luar dari Organisasi obyek yang diawasi, misalnya Badan Pengawas Keuangan (BPK). Sementara, Pengawasn Internal dilakukan dari dalam Organisasi yang Bersangkutan, misalnya Inspektorat Jenderal Kementerian, Inspektorat Provinsi/Kabupaten/Kota.

Kemudian, Pengawasan Masyarakat yang dilakukan oleh masyarakat sebagai bentuk social control terhadap penyenggaraan Pemerintahan. Sedangkan, Pengawasan Legislatif merupakan tugas yang dilakukan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) untuk mengawasi jalannya pemerintahan

Menurut Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Internal Pemerintah, pada Pasal 1 ayat 1 menyebutkan Sistem Pengendalian Intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatanyang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan;

Ayat 2 menyatakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, yang selanjutnya disingkat SPIP, adalah Sistem Pengendalian Intern yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah; Ayat 3 menyatakan Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. Pada ayat 4, 5, 6, dan 7 menyebutkan bahwa Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan (BPKP), Inspektorat Jenderal atau nama lain, Inspektorat Provinsi, dan Inspektorat Kabupaten/Kota adalah pengawas Internal.

Pengawasan, Pelaporan, dan Evaluasi

Pengawasan Pemerintah Daerah adalah Proses kegiatan yang bertujuan menjamin Pemerintah Daerah (Pemda) berjalan secara efisien dan efektif sesuai rencana dan Perundang-Undangan. Sementara, Pelaporan merupakan Proses penyampaian hasil kegiatan kepada Pimpinan Unit Kerja diatasnya. Sedangkan, Evaluasi adalah Proses penilaian terhadap suatu kegiatan yang telah selesai dilaksanakan.

Sementara itu, dalam Peraturan Pemerintah (PP) 58 tahun 2005 dan Peraturan Menteri Dalam Negari (Permendagri) Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah menyatakan agar Proses Kegiatan harus dilaksanakan melalui perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan dengan Tertib; Taat perundang-Undangan; Efektif; Efisien; Ekonomis; Transparan; dan tanggungjawab.

Perencanaan Pengelolaan Kegiatan harus dilandaskan pada Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), yang didalamnya tertuang Risk Overhead Keuntungan (ROK), Time Table, KAK, dan SK Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK). Dalam perencanaan tersebut juga harus mengacu pada Peraturan yang berlaku, seperi Peraturan Wali Kota (Perwal) tentang Pedoman pelaksanaan (Domlak) APBD kota Tangsel dan perubahannya, serta Keputusan Wali Kota tentang Standarisasi Harga Barang/jasa Tahun Anggaran 2017.

Pelaksanaan Pengelolaan Kegiatan dalam Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) menurut Perpres 54 dan Perubahannya, harus dilakukan dalam beberapa tahapan, yakni ; Proses lelang; adanya Kelengkapan kontrak; adanya Harga Perkiraan Sementara (HPS); Fakta Integritas; Profile penyedia barang dan Jasa; tersedianya pejabat/pokja ULP, Panitia penerima Hasil Pekerjaan; dan Berita Acara Pemeriksaan Barang dan Jasa.

Sedangkan, kegiatan bersiat Non PBJ, hal yang harus dilengkapi adalah SPJ honor; Daftar hadir; Notulensi; Bukti hasil kegiatan; Pajak-pajak yang ditandatangani para pihak; Kwitansi dan nota bermaterai disesuaikan. Sementara itu, setiap pengadaan barang dan jasa juga harus berpedoman pada Standar Satuan Harga (SSH) dan Harga Pasar.

Dalam hal pengadaan Barang dan Jasa, maka mengacu pada pedoman peraturan perundang-undangan yang berlaku, yakni : Perpres Nomor 70/2012 dan Nomor 2/2015 tentang Perubahan Kedua da Keempat atas Peratuaran Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Dalam perencanaannya, pihak Pengguna Anggaran (PA) selaku Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Barang/Jasa secara terbuka kepada masyarakat luas setelah Rancangan Perda tentang APBD yang merupakan rencana keuangantahunan Pemda disetujui bersama Pemda dan DPRD.

Selanjutnya, pada tahap persiapan dilakukan Survei Harga Pasar pada saat penyusunan DPA dan menjelang pengadaan sebagai dasar dalam penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), serta SPTJM yang dilampiri dengan Hasil Survei Harga dari Toko/Penjual. (ADV)